Onkosten doorbelasten aan je opdrachtgever

Als je met je opdrachtgever hebt afgesproken dat je bepaalde kosten mag doorbelasten, zoals kosten voor openbaar vervoer of andere kosten, let dan op het (door)berekenen van de btw. Dit kun je doen op de volgende manieren:

• Je boekt de kosten in als zakelijke kosten, bewaart de bon en vraagt aan de Belastingdienst de betaalde btw terug.
• Je zet de kosten zonder btw op de factuur aan je opdrachtgever: dan is het onderdeel van je normale omzet. Als je de btw niet terug kunt vragen, zet je de kosten inclusief btw op de factuur.
• Je berekent het btw-tarief dat voor jouw diensten geldt, over de gehele factuur (meestal 21%).
• Je stuurt de factuur en kopieën van de bonnen als verantwoording van kosten aan je opdrachtgever. Je bewaart de bonnen in je eigen originele administratie. Zo kun je de kosten als zakelijke inkoop verantwoorden tegenover de Belastingdienst.

LET OP Het is altijd belangrijk om jouw originele bonnen en facturen in je eigen administratie te bewaren.

Voorkom rondslingerende bonnetjes en facturen door deze direct op te slaan in je boekhoudpakket. Dit kan bijvoorbeeld door met een boekhouding app een foto te maken van de bon of factuur. Vervolgens upload je de foto direct in je boekhoudpakket.

Dit kan met de onderstaande boekhoudpakketten voor zzp’ers:

Doe dit niet:

Het is dus niet de bedoeling dat je de prijs inclusief btw doorbelast én de btw terugvordert bij de Belastingdienst. Dan betaalt je opdrachtgever teveel en krijg jij twee keer btw terug. Ook is het niet de bedoeling dat je de prijs inclusief btw doorbelast en de betaalde btw níet terugvordert bij de Belastingdienst: hierdoor betaalt de opdrachtgever onrechtmatig btw.

Reiskosten doorbelasten

Als ondernemer is het mogelijk om de kosten voor het openbaar vervoer op te voeren. In de prijs van vervoersbewijzen in het openbaar vervoer en taxibonnen zit 6% btw, ook al staat dit er niet op. Je kunt, als je kunt bewijzen dat het een zakelijke rit is geweest, deze kosten terugvorderen bij de Belastingdienst. De kosten exclusief btw kun je doorbelasten aan de opdrachtgever.

Ook als je een ov-chipkaart oplaadt, kun je btw terugvorderen. Hiervoor moet je echter wel een persoonlijke kaart hebben (geen anonieme) waarop je naam, geboortedatum en pasfoto staan. Daarnaast moet je ook een account hebben op www.ov-chipkaart.nl. Je kunt dan zelf ieder jaar een jaaroverzicht uitprinten en bewaren voor de Belastingdienst. Als extra verantwoording tegenover de Belastingdienst kun je kiezen voor een agenda of afsprakenboekje.

TIP Lees in dit kennisartikel meer over welk vervoersmiddel je kunt kiezen als ondernemer en wat de fiscale regels zijn.

Auto

Als je zakelijke ritten hebt gemaakt met je auto kun je een kilometervergoeding overeenkomen met je opdrachtgever. De vergoeding draagt bij aan je omzet: hierover moet je dan ook btw en inkomstenbelasting betalen. Normaal gesproken kun je dezelfde vergoeding hanteren als een werkgever belastingvrij aan een werknemer mag betalen bij zakelijke ritten. Dit is € 0,19 per kilometer.

TIP Hoe zit het met de reiskosten als je een auto gebruikt? Dat lees je in dit kennisartikel.

Uitzonderingen

LET OP Verstuur je iets naar jouw opdrachtgever? Je bent verplicht om btw te heffen over portokosten/verzendkosten, ondanks het feit dat er volgens de Postwet geen btw wordt geheven over postzegels. Je gebruikt het btw-tarief dat geldt voor jouw dienstverlening – meestal 21%.

Ga je met een klant iets eten of drinken? Dan ligt het eraan of je de btw wel of niet mag aftrekken. Je mag de btw niet aftrekken als je eet of drinkt in een horecagelegenheid of als je het door een cateraar laat verzorgen in een afgehuurde ruimte bijvoorbeeld. Heb je afgesproken dat je jullie zakelijke etentje mag doorbelasten, dan belast je deze kosten inclusief btw door.

Overigens is de btw op eten wat je in de supermarkt koopt, en nuttigt op de zaak, wél terug te vorderen. Je leest daarover in dit kennisartikel meer.