Wanneer boekhouden in Excel?
Werken met Excel is een veelgebruikt voorbeeld wat ingezet kan worden als offline boekhoudprogramma. Sommige starters beginnen met een zelfgemaakt Excel template. Een voordeel hiervan is dat er direct kosteloos gestart kan worden, maar een nadeel aan ‘het zelf maken’ van de template is dat het erg veel tijd kost. Een kant en klaar template is daarom een snellere optie en bespaart enorm veel tijd. Enkele voorbeelden van gratis Excel templates die te downloaden zijn op internet.
Wanneer niet boekhouden in Excel?
Voor de langere termijn is het niet aan te raden om via Excel te werken. Het kost veel tijd om de gehele boekhouding bij te houden en daarnaast missen de sjablonen vaak gebruiksvriendelijkheid en zijn de opties binnen de templates beperkt. Na een langere periode schaffen meeste ondernemers dan ook vaak een gekochte Excel template aan om deze nadelen op te vangen, maar een ondernemer zou in dat geval zich ook kunnen gaan verdiepen om een online boekhoudprogramma te kopen.
Wanneer online boekhouden?
Uit onderzoek is gebleken dat de het aantal ondernemers die online boekhoudt in de laatste twee jaar van 20% naar 36% is gestegen. De verwachtingen voor komend jaar zijn nog hoger, ze verwachten zelfs in 2016 dat 48% van alle bedrijven gebruik zal gaan maken van online boekhouden. Deze forse stijging heeft uiteraard te maken met het feit dat er nogal wat voordelen zijn om online te boekhouden. Zo kunnen ondernemers via online boekhouding actiever betrokken blijven, raken bonnen niet snel kwijt en ook facturen kunnen sneller verwerkt worden.
Je bespaart tijd
Daarnaast bespaar je ook veel tijd omdat je veel processen kunt laten automatiseren. Met een bankkoppeling laad je bijvoorbeeld snel de transactie van je zakelijke rekening, je hoeft namelijk niet meer alle gegevens handmatig in te voeren. Heel handig wanneer je sowieso alles in je eentje moet doen.
Je gegevens worden goed bewaard
Ook heb je met online boekhouden de garantie dat je gegevens veilig bewaard worden. Er worden namelijk regelmatig back-ups gemaakt, zodat de boekhouding goed bewaard blijft. Ook beschikken ze over goede servers, waardoor je gegevens veilig zijn voor hackers.
Geen internetverbinding
De enige situatie wanneer de online software niet geschikt voor je is als ZZP’er is wanneer je niet over een goedwerkende internetverbinding beschikt. Wanneer er geen internetverbinding is, kan er namelijk niet worden ingelogd.
Wanneer de middenweg?
Mocht de keuze tussen off- en online boekhouden toch nog lastig zijn, dan is er wellicht een geschikte tussenweg: Offline First, dé trend van 2016. Dit is een applicatie waarbij de gehele boekhouding (of andere documenten) ook offline kunnen worden bewerkt. De voorloper van Offline First, was Online First en hierbij lag de focus vooral op de mobiele apparaten en minder op de desktops. Met de offline First kunnen alle documenten offline bewerkt worden en tegelijkertijd ook online worden bijgewerkt. Zodra de app een verbinding heeft gemaakt met internet, synchroniseert de applicatie automatisch alle data en is de boekhouding off- en online weer geheel bijgewerkt. Heel handig wanneer je even geen internet tot je beschikking hebt!
Welk boekhoudprogramma kiezen?
Wanneer je als ZZP’er hebt besloten om voor online boekhouden te kiezen, is de volgende stap een geschikt boekhoudprogramma te kiezen. Maar hoe bepaal je welk ZZP administratie pakket het beste bij jouw individuele eisen en wensen past? Gelukkig zijn er mensen die dit uitzoekwerk al voor je hebben gedaan en kun je eenvoudig en snel een geschikt boekhoudpakket zzp kiezen. Zo kun je bijvoorbeeld filteren op bedrijfsvorm (in dit geval ZZP’er), bedrijfsgrootte of belasting en rapportage.
Welk boekhoudprogramma het beste bij een ZZP’er past hangt uiteindelijk af van de opties die de software allemaal te bieden heeft en die voor het bedrijf nodig zijn. Zowel offline als online boekhoudsoftware bieden nu eenmaal verschillende mogelijkheden. Het beste is om de software gewoon uit te proberen. Werk met de software in de praktijk en probeer de diverse opties van de software uit. Pas dan is het mogelijk een juiste keuze te maken voor een geschikt boekhoudsysteem. Veel succes ermee!
Arjan Nieuwbeerta
Arjan Nieuwbeerta is Marketing Lead bij Appwiki. Appwiki is dé advieswebsite waar je als bedrijf en ondernemer de juiste bedrijfssoftware vindt en selecteert. Denk aan software op het gebied van boekhouding, urenregistratie, CRM, webshop en kassa. Door onze expertise met je te delen ontdek je de software die het beste bij je past. Dit helpt je tijd besparen en slimmer (online) te ondernemen.
